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【税理士監修】初めての確定申告「経費」編。ケース別に見る仕訳の方法とは?

こんにちは。うい(@uiuiuipot108081)です!

さあ始まりました!全3回でお届けする、現役税理士による「初めての確定申告」特集~~!

初めての確定申告セミナー第一部「経費」編

ぱちぱちぱち…

確定申告に初挑戦する初心者にもわかりやすいよう、以下3つの項目に分け、実例をまじえながら解説する人気のコーナーです。

経費・売上・実践

全シリーズを通してご覧いただければ、もはや確定申告は攻略したも同然。

会社員から晴れてフリーランスへ転身した私とともにイチから、いや ゼロ から確定申告のいろはを学んでいきましょう!

じゃあ早速、確定申告の第一関門といえる「経費仕訳しわけの講義を始めようか

お手柔らかにお願いします!

こんな人におすすめ

  • 初めての確定申告を控えている
  • 会社員からフリーランスへ転身した
  • 会社員のかたわら副業をいとなんでいる
  • 経費の考え方について知りたい
  • 経費の具体的な仕訳を学びたい

「経費」とは

フリーランスになり税金を申告する際、もっとも重要なのが「経費けいひ」の存在です。

個人事業をするとなれば、多かれ少なかれ何らかの出費はともなうもの。それらの支出額を「経費」として計上・申告することで、そのぶんおさめるべき税金の額を減らすことができます。

普段からこの” 節税 “の意識を持つか持たないかで、所得の額は大きく変動します。

事業所得(売上-経費)-税金=可処分所得

税金は、売上から経費を差し引いた「利益」にのみ課税される。これは必ず覚えておこう

「経費」の基準

とはいえ、使った費用がすべて経費になるわけではありません。

具体的な基準は次項より解説しますが、平たくいえば以下に該当するものが「経費」にあたると考えてもらって結構です。

  • 事業に関連性がある
  • 売上に貢献している

ん~…なんだか抽象的でわかりにくい…
慣れないうちは判断に迷うこともあるだろう。後で取捨選択しゅしゃせんたくすればいいから、まずは領収証を貰うクセをつけるといい

事業以外の用途に使うものでも、家事按分かじあんぶんすれば一部を経費として計上できることもあります。

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ケース別「支出(経費)」仕訳の実例7選

習うより慣れよといいますし、早速、実際の仕訳をもとに進めていきたいと思います。

例では私の利用する会計ソフト「会計freeeフリー」をもとに解説しますが、他社のソフトでも仕訳項目はほぼ変わりありませんのでご安心ください。

もし会計ソフトを持っていなければ、無料お試し登録して一緒に進めよう!

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こちらは会計フリーの取引登録画面です。

freee取引(支出)登録

支出の登録手順

「取引」タブ

取引の一覧・登録

支出

ここで注目したい項目はこの5つ。

発生日・勘定科目・取引先・品目・備考

経費の仕訳では、各支出ごとにこの5項目をどのように入力するかがポイントになります。

そこで以下では、フリーランスのよくあるケース7例をご用意しました。

具体例を参考にしながら、経費の仕訳の考え方を基本から学んでいきましょう。

自分のケースに応用しながら、ぜひスムーズな記帳に役立ててくれ!

注意
会計の仕訳に「正解」はありません。紹介する仕訳の方法が必ずしも正しいとは限らず、事業内容やその他の背景により認められない場合もあります。本記事の内容をもとに確定申告をおこなう際は、あくまで” 自己責任 “でお願いします。

「売上」の記帳方法はこちらから
【税理士監修】初めての確定申告「売上」編。実例から売上の考え方を学ぼう

①カフェで作業したときの飲食代

カフェで作業中の飲食

事業用のパソコンを持ってスターバックス○○店へ向かった。
コーヒー1杯を注文し、3時間にわたり業務をおこなった。

フリーランスは、オフィスを持たないいわゆる「ノマドワーカー」が多いよね。私も作業場としてカフェをよく利用するけど、そのときに支払った飲食代は経費で落ちるの?
事業をするためにカフェを利用しているのだから、もちろん落ちる。この場合の勘定科目は「会議費」または「厚生費」が適切だろう

カフェで作業したときの飲食代
発生日 支払日(作業日)
勘定科目 会議費
取引先
品目 作業場代
備考 スターバックス○○店
MEMO
厚生費」は本来の業務の息抜き(慰安いあん)目的で発生する支出にあてられます。

作業場代を「雑費」で仕訳する際の注意点

よく作業場代を「雑費」で仕訳るよう講釈しているサイトがあるけど、雑費はダメなの?
ダメではないが、雑費があまりふくれ上がるのは好ましくないんだ

雑費というのは本来、ほかで仕訳られない” 少額 “の支出にあてる勘定科目をいいます。

月に2、3度であればさほど問題にはなりませんが、日常的にカフェで作業するようなノマドワーカーにあっては、嫌でも雑費の占める割合が大きくなります。

こうしたケースでもし税務署の目に留まった場合、「雑費の内訳が不透明」としてあらぬ疑惑を買う恐れも。ですからここで「会議費」や「厚生費」として使途を明確化しておくのが大切なのです。

カフェでの作業頻度が多い人ほど、雑費でなく「会議費」等で仕訳たほうがベターなんだね!

②事業用に購入したパソコン代

事業用に購入したパソコン

○○電機で、事業用に15万円のパソコンを新調した。

私は自宅にデスクトップパソコンしか持っていなかったから、新規事業にあたってノートパソコンを新調したけど、これはどうやって仕訳するの?
10万円以上の物品購入であれば「固定資産」として計上できる。パソコンの法定耐用年数は「4年」だから、4年にわたり減価償却げんかしょうきゃくするのが正しい

事業用に購入したパソコン代
発生日 支払日
勘定科目 工具器具備品(固定資産)
取引先
品目 パソコン代
備考 ○○電機
MEMO
青色申告の場合、30万円未満のパソコンなら一括で経費に計上することも可能です。

10万円に満たないパソコンの仕訳方法

中には10万円以下で買えるパソコンもあるよね。そういった場合はどうするの?
取得価額10万円未満、または法定耐用年数1年未満のものは一律「消耗品費」で計上する決まりだ

パソコンを「消耗品」とくくるのはいささか違和感がありますが、10万円に満たない物品はたとえパソコンでも固定資産に該当しません。そのため「消耗品費」として仕訳するのが正解。

ただし「取得価額」は1セットで判断する点には注意が必要。

具体的には、パソコンの付属品であるマウスやモニター等を同時に購入した場合、合計が10万円を超えたら「固定資産」にあてるのが適切です。

参考 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示国税庁

③サイト運営にかかる諸経費

サイト運営のイメージ

6月1日付で△△社のレンタルサーバー「半年間プラン」を契約し、WordPressワードプレスを開設した。
独自ドメインを取得し、有料テーマ購入のうえサイトの運営を始めた。

私のように、独自ドメインでブログを運営するにはさまざまな出費がつきまとうけど、これらの仕訳はどうしたらいい?

サイト運営にかかる出費の例

  • サーバー利用料
  • 独自ドメイン利用料
  • WordPressテーマ代
厳密には細かな勘定科目に分けることも可能だが、基本的には「通信費」にまとめて差支さしつかえないだろう

レンタルサーバー利用料
発生日 支払日
勘定科目 通信費
取引先 △△社
品目 レンタルサーバー利用料
備考 6月1日~12月31日
MEMO
取引先」には、取引先一覧で経費の推移を確認したいものに限り登録するのがおすすめです。「備考」には契約期間など、支払いにひもづく情報を入力しておくといいでしょう。

④携帯電話利用料

携帯電話を操作する人

プライベートで利用していた◇◇社のスマートフォンを、事業でも兼用するようになった。

もともと使っていたスマホを事業でも使っているんだけど、この利用料ってどう扱ったらいいの?
事業で使っているぶんに限り経費にできる。「家事按分かじあんぶん」という考えかたが有効だ

「家事按分」とは
自宅兼事務所の家賃など、ある支出がプライベート用と事業用の双方が混ざったものである場合、事業で使用する比率分のみを経費に計上すること。

引用:freeeヘルプセンター

携帯電話料金に限らず、プライベートも含めた支払いの一部を事業経費として計上する場合、その支出のうち事業として使用している比率を算出して経費を割り出します。

たとえば私のスマホの場合、50%の割合で事業として利用していると判断します。この場合の仕訳例は以下のとおりです。

携帯電話利用料
発生日 支払日
勘定科目 通信費
取引先 ◇◇社
品目 携帯電話利用料
備考 事業分50%

家事按分の比率変更について

月ごとに事業比率を変更するのって問題あるの?
頻繁に変更していると根拠があいまいに見えてしまう。明確な” 根拠 “があるのなら変更しても問題ない

一般的な事業でいえば、大規模な体制変更がない限り事業比率が極端に変動することは少ないはず。初回で決めた比率は特別な理由がない限り変えないほうがいいといえます。

先々を見据え、正しい比率を考えて設定するといいでしょう。

⑤事業で使用する文具代

事業で使用する文具

事業のスケジュール管理用に手帳と万年筆を購入した。

筆記用具とかノートとか、こまごまとした出費が多いんだけどすべて経費にしていい?
もちろん事業として使用しているなら全額経費にできる。パソコンと異なり、10万円未満の物品にあたるからおおむね「消耗品費」で問題ないだろう

事業で使用する文具代
発生日 支払日
勘定科目 消耗品費
取引先
品目 文具代
備考 手帳、万年筆

⑥事業に関連する書籍代

事業に関連する書籍を読む人

事業に必要な知識を得るため、□□書店にて参考書を購入した。

サイト運営に関わる知識を学びたくて本を買ったけど、これは経費にならないよね?
事業に関連した書籍であれば漏れなく経費計上できる。「新聞図書費」という勘定科目があるからな

事業に関連する書籍代
発生日 支払日
勘定科目 新聞図書費
取引先
品目 書籍代
備考 □□書店
MEMO
書籍に限らず新聞や購読料のかかるメルマガ、情報サイトにおいても「新聞図書費」が有効です。

⑦在宅ワーク中の電気代

在宅ワークのイメージ

外出先で仕事をするより、どちらかというと在宅しながら働くワークスタイルだ。

私のワークスタイルではカフェで仕事するより在宅比率が高い傾向にあるけど、意外と電気も使っていそうだなぁ
それなら自宅の電気代も経費に計上するといい。「家事按分」は覚えているな?勘定科目は「水道光熱費」が使えるぞ

携帯電話利用料と同様、住居を作業場とする際に発生する水道光熱費も事業比率のぶんだけ経費として計上ができます。電気だけでなく、水道やガスも使っているなら含めても構いません。

私はデスクワーク時の電気代のみ、30%の割合で事業として利用していると考えます。

在宅ワーク中の電気代
発生日 支払日
勘定科目 水道光熱費
取引先 東京電力
品目 電気代
備考 事業分30%
MEMO
賃貸で在宅ワークしているなら、水道光熱費と同様に「家賃」も家事按分で計上できる可能性があります。

水道光熱費の追加計上について

電気代のみ計上してきたけど、やっぱり節税を考えて水道代やガス代も含めようかなぁ?
比率変更でも解説したとおり、申告内容を頻繁に変更するのはあまり好ましいといえない。税務署に説明できる根拠はあるのか?

うっ…。水道光熱費として計上する支出は、慎重に検討したほうがよさそうですね。

まずはお試し

会計ソフトfreee

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「経費」の仕訳でよくある質問

ここでは「経費」の仕訳に関して、よくある質問に回答していきます。

配偶者名義で支払っている家賃でも、自分の事業に経費計上できますか?

家賃に限らず水道光熱費に関しても可能です。事業比率を家事按分で割り出してから計上しましょう。


領収証は経費計上後に捨ててしまって問題ありませんか?

経費の根拠となる書類には最長「7年」の保存義務が存在します。紙ないしはデータで保管しておきましょう。


領収証が貰えなかったのですが、経費計上できませんか?

領収証が発行されないケースでは「出金伝票」に記入して代用できます。領収証を失くした場合も同様です。

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おわりに

お疲れさま!第一部「経費」編はこれくらいにしておこう

ありがとう。頭がスッキリしたよ!

「難しい」「面倒くさい」先入観が台頭たいとうしていた「経費」の仕訳…

いざ始めてみると案外単純であることに気づきました。個人事業の支出パターンは限られるので、ひととおり覚えれば応用が利きます。

それでは、セカンドステージ「売上」編でお待ちしていますね!

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