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【フェスタ!】結婚式の二次会代行業者を使うメリット&デメリット

こんにちは。うい(@uiuiuipot108081)です!

結婚式の準備は日に日に慌しくなりますよね。結婚式がある程度近づいてくると、挙式・披露宴の準備と並行して手配しなければならないのが「結婚式の二次会」です。

とはいえ、二次会にまで気を回すのはなかなか難しい局面も多いです。フルタイムで仕事をしていればなおさら、毎週末は打ち合わせが詰まっており、時間を割くのも一苦労でしょう。

そんな多忙なプレ花嫁におすすめなのが、結婚式の二次会代行業者。いわゆる時間をお金で買うシステムといえますが、実際に利用した私から見るとこれは間違いなくアリです。

ここではメリット&デメリット双方の視点から、体験談もまじえつつ紹介します。

結婚式の二次会代行業者を使うメリット

結婚式の二次会代行業者を使うことのメリットは、以下の3つのシーンで実感できます。

  • 準備
  • 当日の進行
  • 後片付け

パーティーの準備を丸投げできる

私たちが実際に打ち合わせで足を運んだ回数は、初回打ち合わせを含めて計3回

  1. 初回の打ち合わせ(代行業者の役職者と顔合わせ。ざっくりとした希望を伝える)
  2. 詳細の打ち合わせ(実際の担当者と顔合わせ。プログラム、オプション等を決める)
  3. 司会の打ち合わせ(司会を一部引き受けてくれた夫の友人に同行)

最後の打ち合わせは確認の意味合いが強く、本来は上2回の打ち合わせの機会を設ければ十分です。

それ以外に私たち自身が動くべき項目は、大まかに以下の2つだけで済みます。

  • 参加者リストをメール送付
  • プチギフトの手配

代行業者から送られてくる請求書プログラム表などに目を通しつつ、都度担当者へ指示を送るだけです。なお、情報共有はおもにメールや電話で済ませられるため、ほとんど時間を取られません。

披露宴が終わったタイミングで業者が披露宴会場へ装飾品(ウェルカムボード等)を引き上げに来てくれるため、二次会会場の装飾を事前に済ませてくれるのもラク。

一貫して動くのはすべて二次会代行業者。私たちは挙式・披露宴の準備に注力ができます。

友達に準備を頼まなくていいから気がラク

二次会に関する以下の項目すべて、代行業者任せにできるのは非常に大きい。

  • 会場の準備
  • 受付
  • 司会進行
  • 演出(ゲーム)
  • 片づけ

20代前半までの結婚とはわけが違いますので、招待客の都合や居住地も加味すると、準備を依頼するのは気が引けてしまいますからね。

特に司会や演出などの段取りは、当日だけでなく事前の準備にも手間がかかるもの。「あの人も忙しいのに、悪いなぁ…」と気を使う必要がないのは精神的にとてもラクです。

挙式・披露宴の準備は多くの人に気を使う場面が多く、心労が重なります。その負担が、二次会に関してごっそりなくなるのは本当にありがたいことです。

プロの手でスムーズにパーティーを進行できる

司会・進行はやはりプロに限ると感じます。

もちろん素人ならではの良さというのもあります。ただ私たちの二次会参加者はミドルの年齢層が多く、会場にすんなり溶け込む進行がマッチしていました。

なお、当日のスタッフ構成は以下の4名体制でした。

  • 司会
  • 介添え人
  • 現地サポート係①
  • 現地サポート係②

代行業者が用意したゲームは、ダイナミックな演出で会場が一体となっていました。素人の手ではこうはいかないので、「プロ」ならではの仕事ぶりにはきっと満足できます。

結婚式の二次会代行業者を使うデメリット

二次会代行業者に依頼したことのメリットは非常に大きいですが、実際にはところどころに気になるポイントがあったのも事実です。

人数が少なめのパーティー会場が少ない

大多数の二次会代行業者は提携会場でのみ対応可としています。私が依頼した代行業者は提携会場が80以上あり、契約時は選び放題だと思っていたんですが、いざ選ぶ段階になってその弱点に気づきました。

提携会場の多くが定員100人以上

もちろん、定員に満たなくても開催はできます。ただこれには罠があって「足りない人数×会費」分を自己負担する必要が発生します。

定員100人どころか、200人や、最大400人といった会場もあります。地味婚のこの時代に、時代錯誤としか思えないラインナップです。

とにもかくにも私たちは当初から60人程度の小規模を想定していたため、人数の段階で会場の選択肢がぐっと狭まることとなりました。

MEMO
契約段階で暫定の参加者リストを作成しておき、大まかな参加人数を試算のうえ会場を検討しましょう。

会場の事前確認が甘い

当日、披露宴会場を出た際に担当者の携帯へ電話をする段取りだったのですが、いくらかけても応答がありません。タクシーで二次会会場へ向かっている道すがら、やっと折り返しがかかってきたと思うと「控え室の認識違いがあり、会場入り前に使えない」と。

たった3,000円とはいえ、ウェディングドレス姿で道端で待機するわけにもいかないという思いから控え室のオプションをつけたというのに、これではまったくもって意味を成しません。

控え室は近所のホテルの1室が充てられ、終了後の着替えとして使う用途だと説明がありました。確認不足について謝罪はありましたが、このお陰でタクシーのメーターを回しながら30分近く待機する羽目になりましたので、致命的なミスだと感じています。

パーティー終了後、ホテルの控え室にチェックインする段取りも悪く、疲れとドレスの締め付けからホテルのエントランスフロアで倒れそうになりました。

パーティー後に緊張が解けて、疲れが押し寄せたみたい。意識を失う寸前だったよ…

打ち合わせ担当と現場スタッフの引継ぎがずさん

初回打ち合わせ時、担当者から出会いのなれそめについて質問がありました。

私たちは婚活サービスを通して知り合いましたが、このことを知っているのは親しい人や、披露宴の参列者に限られます。二次会参加者は夫の仕事関係も多く、司会からは「インターネットで出会った」とする表現にとどめ、詳しい内容は明かさないでほしい、としたうえでエピソードを伝えました。

担当者はその話を聞きながらしきりにメモを取っていましたが、当然ながらその情報は代行業者が把握するだけのものだと思っていました。

ところが当日、初対面の司会者がそのエピソードを1から10まで会場内で読み上げたのです

私は張り付いた笑顔のまま目に殺気を宿し、打ち合わせ担当者を見据えました。

司会が読み終えた後、打ち合わせ担当者は私のもとへすっ飛んできて「大変申し訳ございません!」と詫びがありましたが、これはサービスを提供する立場としてあり得ない失態だと感じます。

「相手はプロだ」と思い込むと、思わぬアクシデントに見舞われる恐れがあります。すべてに於いて、再三確認しながら準備を進める意識付けが大切だと、改めて思い知らされました。

素敵な思い出が残念な思い出になることのないよう、注意深く向き合ってください。

二次会代行サービス「フェスタ!」の住所・アクセス

私が利用した二次会代行サービス「フェスタ!」を運営している業者は株式会社NOVICです。東京だけでなく、横浜や名古屋、大阪等、全国に6つのサロンを構えています。

今回は、私が実際に依頼した東京サロンを紹介します。

株式会社NOVIC 東京サロン
住所:東京都渋谷区渋谷1-12-2 CROSS OFFICE渋谷
アクセス:渋谷駅から徒歩4分
公式ホームページ:https://kanaeru.wedding/festa/

おわりに

引継ぎのトラブルを差し引いても、総合的には二次会代行業者に依頼して本当に良かったと感じています。何より、参加者の皆さんが笑顔で口々に「本当にいいパーティーだった」「参加してよかった」と言ってくれたことがすべてです。

招待した参加者が満足するパーティー。この最低限のラインを大きく上回るサービスを提供してくれた二次会代行業者は、これだけでも依頼する価値が十二分にあるといえるでしょう。

ただ「すべてが丸投げできる」という謳い文句を信じ込んでしまうと、私のように後々トラブルになりかねません。要所要所できちんと確認しながら進めれば、回避できるトラブルも多いです。

多忙な結婚式準備の貴重な時間をお金で買うシステム、上手に活用してみてはいかがでしょうか。

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