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ビジネスメールのやりとりでケンカになりやすい人の特徴と対策

こんにちは。うい(@uiuiuipot108081)です!

この人、対面で話すと物腰が柔らかいのに、メールだと途端に一方的でキツく感じるのはなぜだろう?

女性

あなたの職場関係にも、一人はいるのではないでしょうか?「メールに限って、印象がトゲトゲしくなる人」。

私もOL時代に、一人覚えがあります。通称「お局」といわれる女性で、対面で会話するぶんには優しい印象を受けるにも関わらず、メールでのやりとりになると途端にコワ~い鬼に変身する人。相手に有無を言わさず自分の意見を押し通すため、「裏で会社を牛耳っている」と揶揄されていたくらいです。

あの当時は、お局に対して「会話とメールで人格が変わるのはなぜだろう?」と不思議に感じていました。でも、実は最近になって、私自身にも同じ傾向が出てきたことに、みずから気づいてしまったんです。

ビジネスメールのやりとりで険悪な雰囲気になった事例

私は2018年春にOLを辞め、フリーで仕事をしています。したがって、仕事相手と直でやりとりをする機会は、OL時代に比べて圧倒的に頻度が増えています。

仕事柄、データのやりとりが主となることから連絡手段もメールや、Messengerチャットシステムを使った文章が中心です。OL時代の連絡手段として半分以上を占めていたSkypeや電話でのやりとりは、何か特別な事情がない限りまず利用しません。

フリーになってしばらくは円滑に信頼関係を構築できていました。ところがここ最近になって急に、双方で険悪なムードになる事態が何件か連続で発生しています。

請求書の送付方法についての議論

先日、ツイッターで私が呟いたこの内容が、直近の事例です。

具体的な双方の言い分はこうです。

私の意見

  • 仕事上はデータのやりとりで一貫しているのに、請求書はなぜ毎月原本郵送が原則?
  • 契約時の誓約書はデータ送付可にも関わらず、請求書はデータ不可なのはなぜ?
  • 原本郵送は先方の都合なのに、郵送料は「経理処理上の都合により計上不可」って?
  • 請求書の送付方法に取り決めがあるのなら、契約書の支払い条項へ記載すべきでは

先方の回答

  • 社外税理士より、請求書は原本が原則であると説明を受けている
  • 誓約書は社内文書であり、請求書は社外税理士にも見せることから原本が望ましい
  • 請求書の発行は請負側のものであるから、コストも請負側が負担すべき
  • 事前説明がなかった点は失礼しました

請求書は本来、法律で発行を義務づけられている書類ではないため、原本・データ如何は法的には問題になりません。

基本的には発注側の原則に則るべきなのかもしれませんが、業務委託契約書を結んでいる以上対等であるという観点から、いくつかの正直な疑問を打ち明けたところ、少しばかり不穏な空気が流れたのは事実です。

ここではこれ以上「請求書の郵送」の是非については言及を避けますが、このような事例が他にもあったことから私自身にも原因があるという視点で、解決へ向けて究明をすすめていきます。

対面での印象とメールから受ける印象の乖離

私は仕事柄、法律や金融関係を取り扱う機会が多いことから、どうしても論理的に物事を捉えがちです。加えて白黒ハッキリした性格なので、「私が正しい」と思うと正論を振りかざしてしまう傾向があります。

夫も税理士という立場上、グレーという観点がありません。そのことから、夫に相談しても止められるどころかハッパを掛けられる勢いで(笑)、「やっぱり私が正しい!」と胸を張って相手につかみかかる始末。この調子では、今後もビジネスに支障をきたしかねません。

先ほどの事例を口語とメールで対比してみた

といっても、私は日常的に「キツい」「一方的」という印象を人に与えるわけではありません。夫から鬼嫁と言われることは置いておきますが、かつての職場からは「おっとりしてる」「癒し系」といわれていたくらいです。

この違いは、いったい何にあるのでしょうか?先ほどの事例に関して、実際に先方へ送ったメールの文調と、もし相手が目の前にいたと仮定した会話の論調とで比較検証してみました。

メール

いつもお世話になっております。恐れ入りますが、請求書を毎月原本で郵送する必要性は何にあるのでしょうか。契約時の誓約書はデータ送付可であり、納品物もデータのやりとりで一貫しているにも関わらず、請求書のみ原本を原則とする意味を少々、計りかねているところです。御社側のご都合として取り決めがあるのでしたら、前以て契約書等に盛り込んではいかがでしょうか。

対話いつもお世話になっております~!すみません、一点お伺いしたいことがあるんですけど、宜しいですか?実は先日ご指摘のあった請求書の原本郵送に関してなんですけど、これまでいつもデータでやりとりをしていたから、正直ちょっとビックリしちゃって…。なんか理由あるんですかね?

ウワー。こうして見ると、ぜんぜん印象が違いますね(笑)私が受け手の目線で見たら、メールのほうは「イラッ」ときますけど、対話のほうなら「いや~実は…」と頭をかきながらにこやかに説明ができそうです。

しかも、メールでは目の前に相手がいないのをいいことに、つい余計と思える一文を最後に追加しています。対話の場合はキャッチボールができるので、まずはこの質問までで止めて相手の出方を見ようとしていますね。

ビジネスメールの文調は得てして無機質にとられやすい

ビジネスメールというと、どうしてもビジネス文書の側面で見てしまいがちです。

ビジネス文書には、決まり文句がいくつもありますよね。「いつもお世話になっております」から「今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします」で終わるソレです。それ以外にも、要所要所で定型文が採用される機会が多く、どうしても無機質な印象を相手へ抱かせがちなデメリットがあります。

OL時代にも、そんな光景をたびたび目にしてきました。私がCCに入った状態で議論を続ける取引先や、上司と他部署との不毛な押し問答など。それらは文章を表面から見るぶんには淡々としていますが、ふたを開ければ双方の怒りは煮えたぎっていたでしょう。

加えて、文章から読み取れる真意は時に計りかねるものもあります。本心とは違う解釈で相手が受け取ってしまい、本来の論点とは異なる部分でお互いに白熱しては、それこそ不毛です。

お互いに気持ちよく仕事をするための心がけ

これまでをふまえ、私がメールで相手を威圧してしまいがちな原因をまとめました。

ケンカの原因になるメールの特徴
  1. 論理的な文調に思いやりがない
  2. 正論を振りかざすから一方的
  3. 対等な立場を振りかざし、謙虚さがない
  4. 相手も一人の人間であることを忘れがち
  5. 率先して信頼関係を築く姿勢の不足

これ以外にも、仕事モードになるとつい集中してしまい、その延長線上でメールを打つと流れを引きずってしまうことも課題ですね。

目の前に相手の顔があるのとないのとでは、こんなにも自分の姿勢が変わるのだと気づいて愕然としました。いくら仕事だけの関係であっても相手を思いやる姿勢は必要不可欠ですよね。

言葉というものは結局、相手の受け止め方次第である

これはブログにもいえることですが、言葉を発信しているのは私であっても、そのコンテンツは読み手の受け止め方次第で自在に変化するんですよね。文章を生業としているにも関わらず、この基本を長いこと見失っていた気がします。

先ほどの原因を改善すれば、少なくとも相手へ与える印象はやわらぐはずです。

  1. 口語を意識したやわらかめの文調
  2. たとえ正論であっても前面に押し出さない
  3. 対等である以前に、請負側である認識
  4. メールを受け取る人はAIではない意識
  5. まずはみずから心を開く姿勢

おわりに

フリーに転身してすぐの頃は、わからないことだらけだったし教えてもらう機会も多かったので、常に低姿勢だったことも幸いしていたのでしょう。ある程度仕事のバランスがとれてきたところで、謙虚さが足りなくなっていたことも原因にあると思います。

ビジネスメールでは、相手も自分に対して時間を割き対応してくれているという自覚を忘れず、感謝の気持ちを込めながらやりとりをするべきですね。相手から与えられるものを待つのではなく、まずは自分から。初心に還れた気がします。

たかがメール。されどメール。あなたも思い当たる節があるのなら、ぜひ取り入れてみてくださいね。

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